Emailovi su oblik komunikacije bez koje kompanije praktički ne mogu poslovati.
Kroz vrijeme, u emailovima ostaje zadržana velika količina poslovnih informacija i znanja o kompaniji, a kroz dinamiku poslovanja mnogi upravo u emailovima drže svojevrsnu i jedinu arhivu. Poslodavcu je ta arhiva važna iz nekoliko razloga, od kojih su najčešći dokazivanje u sporovima i parnicama pred regulatornim i zakonskim tijelima, u njima su informacije koje su neophodne za kontinuitet poslovanja ključnih poslovnih procesa za kompaniju, ali to mogu biti i vitalne informacije vezane za vanjske partnere i dobavljače.
No, što se događa kada zaposlenik, čija je email arhiva važna kompaniji, odlazi iz kompanije te ima li kompanija pravo na njegov email i nakon njegovog odlaska?
Poslodavac može izvršiti uvid u poslovnu e-mail adresu, kao i upotrebljavati adresu e-pošte za vrijeme rada i nakon prekida radnog odnosa kako bi zaštitio određena prava i interese, dobio efikasan uvid u poslovni proces i kako bi se zaštitio od mogućih nezakonskih poteza zaposlenika. No, u takvim slučajevima mora postojati ravnoteža između interesa poslodavca i prava na privatnost zaposlenika.
Zakoniti temelj za upotrebu adrese e-pošte za vrijeme radnog odnosa i nakon njegova prekida može biti "legitimni interes tvrtke kako bi se osiguralo dobro funkcioniranje organizacije i kontinuitet njezinog rada".
Prilikom odlaska radnika iz tvrtke moguća je situacija da je potrebno sačuvati određeni sadržaj ili da je potrebno dio sadržaja e-mail sandučića oporaviti za pravilno funkcioniranje organizacije. To se tada mora napraviti prije odlaska zaposlenika i u njegovoj prisutnosti. Informacije o blokiranju e-mail sandučića zaposleniku se moraju pružiti unaprijed [ne izričito, ali vjerojatno putem IT politike].
Automatski odogovor pošiljatelju
Prije blokiranja e-mail sandučića zaposlenika koja sadrži njegovo ime i prezime ili je mail adresa internim aktima vezana samo za tog zaposlenika, treba se aktivirati automatski odgovor kojim se obavještava pošiljatelja da e-mail adresa više nije aktivna.
Takav automatski odgovor sadržava:
- naznaku da osoba više ne vrši svoju ulogu u organizaciji; i
- novi kontakt relevantne osobe za kontakt.
Poslodavac treba blokirati e-mail zaposlenika [tj. učiniti ga nedostupnima], najkasnije "na dan njihovog stvarnog odlaska".
Legitimni interes za daljnju obradu e-mail sandučića prestaje nakon proteka maksimalnog vremenskog okvira za automatski odgovor pošiljatelju. Takav rok može biti, primjerice, do proteka 3 mjeseca od dana odlaska radnika, no on može biti i drugačije utvrđen ovisno o potrebama organizacije. Prestanak legitmnog interesa koji je utvrđen kao valjana osnova za nadzor e-mail pošte zaposlenika za vrijeme i nakon prestanka radnog odnosa, odnosi se i na sve kopije emailova na drugim lokacijama (npr. cloud, interni server itd) nakon gašenja email adrese.
Koje uvjete je potrebno prethodno zadovoljiti?
Zaposlenik koji ima pristup internetu u vrijeme radnog vremena prije svega treba biti upoznati s tehničkim i organizacijskim mjerama zaštite koje su poduzete od strane poslodavca, s načinom upotrebe službenog e-maila, pod kojim uvjetima se mogu koristiti službeni mailovi za privatne potrebe, smiju li se koristiti privatne e-mail adrese za vrijeme radnog vremena, koji je postupak za otvaranje službenog e-maila od strane poslodavca u slučaju duljeg odsustva radnika, način postupanja s e-mail adresom nakon prestanka radnog odnosa i način obavještavanja radnika o eventualno provedenim procedurama nakon njegova odlaska (npr. obavijest o produženju automatskog odgovora), i drugo.
Potrebno je istaknuti da onda kada poslodavac zadržava i uređuje pravo pristupa e-mailu svog zaposlenika, mora strogo zabraniti upotrebu službenog e-maila u privatne svrhe ili organizirati na način da temeljna prava zagarantirana Ustavom ne budu prekršena kod pristupa privatnoj korespondenciji.
Zaposlenik bi o svemu navedenom trebao biti obaviješten već prilikom samog zapošljavanja, a isto je preporuka učiniti upoznavanjem radnika s IT pravilnikom, određenom politikom ili drugim aktom organizacije kojim se takvo postupanje poslodavca uređuje.
Iz navedenog vidimo da je poslodavcu dozvoljeno nadzirati korištenje interneta i elektroničke pošte svojih zaposlenika te sukladno Općoj uredbi za isto ima zakonitu osnovu u legitimnom interesu koji prethodno treba biti pravilno utvrđen kako bi mogao kontrolirati i urediti informatičke sisteme i pristup internetu na način na koji istome najbolje odgovara. Međutim, takvo postupanje potrebno je jasno urediti i s njime zaposlenika prethodno upoznati te pri tome nastojati zaštiti privatnost radnika u što većoj mjeri kako ne bi došlo do povrede osobnih podataka i mogućih kažnjavanja.
Povezane teme:
Povezane usluge:
