Kako se poslovni subjekti pripremaju za primjenu novog Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima, sve češće se postavlja pitanje o tome smije li poslodavac prikupljati kopiju osobne iskaznice zaposlenika.
Smije li poslodavac prikupljati kopiju osobne iskaznice svog zaposlenika?
Odgovor je jednostavan: ne samo da smije, već je i dužan.
Naime, novi Pravilnik u članku 3. propisuje podatke koje je poslodavac dužan voditi o svojim zaposlenicima. Ti podaci uključuju:
1. Ime i prezime,
2. Osobni identifikacijski broj (OIB),
3. Spol,
4. Dan, mjesec i godina rođenja,
5. Državljanstvo,
6. Prebivalište, odnosno boravište,
7. Dozvolu za boravak i rad (ako je radnik državljanin treće zemlje obvezan imati takvu dozvolu),
8. Stručno obrazovanje, posebne ispite i tečajeve te relevantne certifikate,
9. Datum početka rada,
10. Naziv radnog mjesta ili vrstu rada,
11. Vrstu sklopljenog ugovora o radu,
12. Datum i razlog prestanka radnog odnosa,
13. Datum podnošenja prijave na obvezna osiguranja, uključujući mirovinsko i zdravstveno osiguranje.
Prema stavku 2. istog članka, poslodavac je dužan voditi i druge podatke koji su relevantni za ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa, u skladu sa Zakonom o radu i drugim propisima. To uključuje mirovinsko i zdravstveno osiguranje, poreze, doprinose, rodiljna i roditeljska prava, socijalnu skrb te druge aspekte vezane za prava zaposlenika.
Čuvanje dokumenata koji dokazuju podatke
Posebno je važan stavak 3. članka 3. Pravilnika, koji propisuje da je poslodavac obvezan, radi osiguravanja točnosti podataka, zaštititi, pohraniti i čuvati isprave, dokumente i akte na temelju kojih unosi, mijenja ili briše podatke o radnicima.
Koji su to dokumenti?
To su svi dokumenti koji se odnose na radni odnos, a koji uključuju podatke koje poslodavac mora evidentirati.
Prema članku 8. stavku 1. Točka 11 Pravilnika, poslodavac mora čuvati druge isprave, dokumente i akte vezano za ostvarivanje prava iz radnog odnosa odnosno u vezi s radnim odnosom. Osobna iskaznica je ključan dokument jer se njome dokazuje identitet, državljanstvo, spol, datum rođenja i prebivalište, što su sve podaci koji se moraju voditi i dokazati službenim dokumentom. Znači govorimo o podacima o kojima ovisi zakonsko ostvarivanje radnog odnosa. Nadalje točka 5. stavak 1 članka 8. isto Pravilnika također navodi da je poslodavac dužan čuvati kopije javnih i privatnih isprava, rješenja, potvrda, obračuna i sličnih dokumenata, naročito onih vezanih uz obračun plaća, poreza i doprinosa, gdje je točna adresa zaposlenika ključna.
Zašto je baš potrebna kopija osobne iskaznice ?
Prema Zakonu o osobnoj iskaznici (NN 18/24), ona je službeni dokument kojim se dokazuju podaci kao što su identitet, državljanstvo, datum rođenja i prebivalište. Ti su podaci nužni za vođenje zakonom propisane evidencije i ostvarivanje prava u vezi s radnim odnosom. Stoga je poslodavac dužan prikupiti kopiju te isprave, osigurati njezinu sigurnu pohranu i čuvati je.
Poslodavac je također dužan prikupiti novu kopiju osobne iskaznice u slučaju promjene podataka, poput promjene adrese ili prezimena. To je posebno relevantno kod promjene prezimena nakon udaje. Iako bi neki mogli smatrati da je izvod iz matice vjenčanih dovoljan, prema Zakonu o državnim maticama, to je isprava koja bilježi samo građansko stanje, dok osobna iskaznica prema Zakonu o osobnoj iskaznici služi za službeno dokazivanje promjena relevantnih za radni odnos kao što je promjena prezimena. Osim toga, izvod iz matice vjenčanih sadrži i podatke o drugoj strani (ženiku), koji nisu potrebni poslodavcu i predstavljali bi nepotrebnu i prekomjernu obradu osobnih podataka.
Praktične implikacije
Točna adresa prebivališta, kao što je navedeno u osobnoj iskaznici, neophodna je, između ostaloga, za ostvarivanje prava zaposlenika, kao što su primjerice putni troškovi ili ograničenja vezana uz premještaj državnih službenika na radno mjesto udaljeno više od 50 km od njihovog prebivališta ili obračun poreza i doprinosa. Ako poslodavac ne bi imao točnu adresu zaposlenika, mogao bi se izložiti sankcijama od strane Državnog inspektorata ili biti u iznimno nepovoljnom položaju u eventualnim radnopravnim sporovima, budući da bi postupao bez zakonom propisanih dokaza. Pojednostavljeno, ne smijemo izvršiti izmjene u evidencijama o radnicima na temelju bilo kakave izjave ili drugog dokumenta koji kao takav nije zakonom ili drugim propisom određen kao službeni dokument/isprava za konkretno dokazivanje određene činjenice bez obzira što možda taj dokument sadrži nama potrebni podatak kao što to može biti slučaj sa izvodom iz matice vjenčanih.
Zaključak
Zakonska obveza poslodavca je prikupljati i čuvati kopiju osobne iskaznice zaposlenika kako bi osigurao točnost podataka koji su ključni za prijavu i realizaciju radnog odnosa, obračun plaća, poreza i doprinosa, kao i ostvarivanje prava zaposlenika. Ova obveza nije jednokratna; poslodavac mora prikupljati ažurirane kopije osobnih iskaznica u slučaju promjena relevantnih podataka, kao što su prebivalište ili prezime zaposlenika.
Novi Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima kao i prethodni jasno propisuje ovu obvezu, te poslodavci moraju biti sigurni da ispravno vode evidenciju i prate sve promjene koje se odnose na osobne podatke zaposlenika.
