Korištenje osobne iskaznice u radnopravnim odnosima: Pravni i praktični aspekti Novog Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima
U susret donošenju novog
Pravilnika o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima, sve više se postavlja pitanje primjene osobne iskaznice kao identifikacijskog dokumenta u radnopravnim odnosima. Kao što smo u prethodnim člancima detaljno objasnili, Zakon o radu zahtijeva jasnu identifikaciju zaposlenika prilikom sklapanja ugovora o radu. Istovremeno,
Zakon o osobnoj iskaznici propisuje da je osobna iskaznica javna isprava za dokazivanje identiteta i prebivališta pojedinca.
Prema Pravilniku o vođenju evidencije o radnicima, poslodavci su obvezni pohranjivati sve dokumente koji služe kao temelj za unose i promjene podataka o zaposlenicima, kao i za ostvarivanje prava i obveza iz radnog odnosa. To uključuje i osobnu iskaznicu, koja se smatra temeljnim identifikacijskim dokumentom svakog zaposlenika s kojim se sklapa ugovor o radu.
Pitanje obuhvata osobnih podataka: Fotografija
Neki subjekti izrazili su zabrinutost oko čuvanja fotografije s osobne iskaznice, ukazujući na mogućnost prekomjerne obrade osobnih podataka sukladno GDPR. Ovdje je važno napomenuti da svi podaci na osobnoj iskaznici, uključujući fotografiju, imaju identifikacijsku svrhu i sukladno Zakonu o osobnoj iskaznici, ne mogu se smatrati prekomjernom obradom. Fotografija, kao integralni dio identifikacijskog dokumenta, nužna je za identifikaciju osobe te ne predstavlja kršenje načela minimalizacije podataka, kako to definiraja Opća uredba.
Također, osobna iskaznica, čak i u formi kopije, zadržava svoj status javne isprave.
Presuda Županijskog suda u Varaždinu (KŽ-78/09-4) jasno ukazuje da i fotokopija osobne iskaznice predstavlja ispravu, a mijenjanje ili uklanjanje bilo kojeg dijela kopije, uključujući fotografiju, može rezultirati kršenjem zakona.
Pravni rizici i posljedice mijenjanja podataka
S obzirom na navedeno, brisanje bilo kojih podataka, a posebno fotografije, s osobne iskaznice nije dopušteno.
Osobna iskaznica, kao službeni dokument, služi ne samo za identifikaciju, već i za evidenciju prava i obveza iz radnog odnosa – primjerice, dokaz prebivališta za obračun troškova prijevoza ili ostvarivanje drugih prava vezanih uz zaposlenje. Stoga, izmjene ili nepotpuno čuvanje osobnih podataka s iskaznice mogu dovesti do ozbiljnih pravnih posljedica, uključujući kaznene prijave zbog krivotvorenja isprava.
Zaštita osobnih podataka i zakonodavstvo
Zaštita osobnih podataka važna je komponenta svakog poslovanja, ali je bitno naglasiti da se ona prvenstveno odnosi na zakonito postupanje s osobnim podacima kada ih koristimo u poslovne svrhe, a ne na zaštitu privatnosti u općenitom smislu, kako je često pogrešno shvaćeno. Regulacija obrade osobnih podataka već je u velikoj mjeri uređena zakonima, što ograničava mogućnost subjektivnih tumačenja pojma prekomjerne obrade. Na poslodavcima je odgovornost da osiguraju zaštitu podataka u skladu s važećim zakonskim propisima, uz istovremeno ispunjavanje svojih obveza koje se odnose na čuvanje i korištenje identifikacijskih dokumenata radnika, čime se osigurava pravna sigurnost i zaštita prava svih strana.
