Organizacijske mjere zaštite
HARMONIZIRANJE POSLOVANJA U SKLADU S GDPR
Set organizacijskih mjera zaštite osobnih podataka koje će biti potrebno implemenirati ovisi o svakom pojedinačnom poslovanju.
Set organizacijskih mjera zaštite osobnih podataka koje će biti potrebno implemenirati ovisi o svakom pojedinačnom poslovanju. Opća uredba o zaštiti podataka (GDPR) postavlja zahtjev za uređenje mjera zaštite u skladu sa potrebama i stvarnim mogućnostima poslovnog subjekta. Kako nema dva poslovna subjekta s potpuno identičnim poslovanjem i mogućnostima, tako ne možemo mjere zaštite unaprijed univerzalno odrediti već je potrebno za svaki pojedinačni poslovni subjekt utvrditi zaseban set kako bi on odražavao primjerenu zaštitu osobnih podataka i uređenje u skladu s regulativom.
Uređenje organizacijskih mjera zaštite nije jednokratan postupak već je ono kontinuirano uređenje tijekom cijelog vijeka poslovanja jer GDPR zahtjeva uređenje koje je u skladu s potrebama i mogućnostima a isto je podložo stalnoj promjeni.
Kada govorimo o "usklađivanju poslovanja s GDPR" onda govorimo o prvotnom uređenju organizacijskih mjera zaštite, odnosno o početnom setu mjera koje se implementiraju s obzirom na trenutne potrebe i mogućnosti poslovnog subjekta a koje je potrebno nastavno dalje nadograđivati i dopunjavati.
Najčešći postupci pri osnovnom uređenju mjera zaštitite:
- Identifikacija poslovnih procesa u kojima se podaci prikupljaju i obrađuju
- Utvrđivanje valjane osnove za obradu, nužnog i minimalog seta potrebnih podataka
- Utvrđivaje mogućih legitimnih interesa
- Izjave o povjerljivosti zaposlenika i trećih osoba
- Uređenje odnosa s izvršiteljima obrade
- Ustrojavanje evidencije obrade osobnih podataka
- Ustrojavanje evidencije obrade za druge voditelje (kod izvršitelja obrade)
- Utvrđivanje svih mjesta i načina prikupljanja osobnih podataka
- Uređenje pružanja obavijesti o prikupljanju i obradi osobnih podataka
- Uređenje zaštite osobnih podataka koji se prikupljaju putem web stranice i društvenih mreža
- Uređenje zaštite podataka pri vršenju videonadzora
- Uređenje zaštite podataka pri korištenju informacijske tehnologije
- Reguliranje rokova pohrane
- Provođenje procjene učinka na zaštitu podataka
- Upravljanje zahtjevima za zaštitu prava
- Procjena rizika zaštite osobnih podataka
- Izrada politika, procedura i radnih uputa
- Utvrđivanje stanja tehničkh mjera zaštite i potrebe za implementacijom novih mjera ili dopune postojećih.
Postupci i mjere zaštite podataka utvrđuju se nakon dostave potrebnih informacija i izvršenog uvida.
Redovno ažuriranje i uređenje mjera zaštite
Onda kada organizacija već posjeduje stanovitu zaštitu osobnih podataka govorimo o kontinuiranom uređenju organizacijskih mjera zaštite kako bi se zadovoljio zahtjev usklađenosti i zaštite osobnih podataka u skladu s trenutnim mogućnostima i potrebama organizacije.
Redovno uređenje organizacijskih mjera može biti:
- Ažuriranje postojećih organizacijskih mjera zaštite (primjerice: ažuriranje politika)
- Dopuna zaštite s novim organizacijskim mjerama (primjerice: uvođenje novih procedura)