Upotreba društvenih medija raširena je među pojedincima te je relativno uobičajeno da javnost može vidjeti profile korisnika ovisno o postavkama koje je odabrao vlasnik računa. Poslodavci stoga mogu vjerovati da je opravdano tijekom postupka zapošljavanja pregledavati profile potencijalnih kandidata na društvenim medijima. To može biti slučaj i s drugim javno dostupnim informacijama o potencijalnim zaposlenicima.
Međutim, poslodavci ne bi smjeli pretpostaviti da im je dopušteno obrađivati te podatke za vlastite potrebe samo zato što je nečiji profil javno dostupan na društvenim medijima, ističe Radna skupina iz članka 29. za zaštitu podataka.
Za tu obradu mora postojati pravna osnova, kao što je legitimni interes. U tom bi kontekstu poslodavac, prije pregledavanja profila na društvenim medijima, trebao voditi računa o tome ima li profil kandidata na društvenom mediju poslovnu ili privatnu svrhu, jer to može biti važan pokazatelj pravne prihvatljivosti pregledavanja podataka. Osim toga, poslodavcima je dopušteno jedino prikupljanje i obrađivanje osobnih podataka koji se odnose na kandidate za zaposlenje u mjeri u kojoj je prikupljanje tih podataka nuzˇno i relevantno za obavljanje posla za koji se kandidat prijavljuje.
Podatke prikupljene tijekom postupka zapošljavanja u načelu bi trebalo izbrisati čim postane jasno da se pojedincu neće ponuditi posao ili da ga on neće prihvatiti. Vrlo je bitno da pojedinac mora biti točno informiran o svakoj takvoj obradi podataka prije postupka zapošljavanja ističe se u Mišljenju 249. Radne skupine. Također, ne postoji osnova na temelju koje poslodavac može zahtijevati od potencijalnog zaposlenika da ga prihvati kao "prijatelja" ili da mu na neki drugi način omogući pristup sadržaju svojeg profila.
Zahvaljujući postojanju profila na društvenim medijima poslodavci imaju (ili mogu dobiti) tehničke mogućnosti za stalnu provjeru zaposlenika prikupljanjem informacija o njihovim prijateljima, mišljenjima, vjerovanjima, interesima, navikama, kretanjima, stavovima i ponašanjima te na taj način mogu doći do podataka, pa i onih osjetljivih, o privatnom i obiteljskom životu zaposlenika. Pregledavanje profila postojećih zaposlenika na društvenim medijima ne bi se smjelo općenito provoditi. Osim toga, poslodavci bi se trebali suzdržati od toga da od zaposlenika ili kandidata za posao zahtijevaju da im omogući pristup informacijama koje dijeli s drugim osobama na društvenim mrežama.
Nadalje, od zaposlenika se ne bi smjelo zahtijevati da se koriste profilom na društvenom mediju koji je osigurao njihov poslodavac. Čak i kad je izričito predviđeno s obzirom na njihove zadaće (npr. glasnogovornik organizacije), moraju imati mogućnost koristiti se "neposlovnim" profilom koji nije javan umjesto "službenog" profila povezanog s poslodavcem te bi to trebalo biti navedeno u uvjetima ugovora o radu ističe Radna skupina.
Primjer kada je opravdano pratiti bivšeg zaposlenika:
Za vrijeme trajanja klauzula o zabrani tržišnog natjecanja poslodavac prati profile bivših zaposlenika obuhvaćenih tim klauzulama na društvenoj mreži LinkedIn. Svrha je tog praćenja utvrditi poštovanje tih klauzula. Praćenje je ograničeno na te bivše zaposlenike.
Sve dok poslodavac može dokazati da je takvo praćenje nužno radi zaštite njegovih legitimnih interesa, da nema drugih, manje invazivnih načina te da su ti bivši zaposlenici na odgovarajući način obaviješteni o opsegu redovitog promatranja njihovih javnih komunikacija, poslodavac se može pozivati na svoj legitimni interes.
SAŽETAK
- poslodavci ne bi smjeli pretpostaviti da im je dopušteno obrađivati podatke samo zato što je nečiji profil javno dostupan na društvenim mrežama;
- dopušteno je jedino prikupljanje i obrađivanje osobnih podataka dostupnih koji se odnose na kandidate za zaposlenje u mjeri u kojoj je prikupljanje tih podataka nužno i relevantno za obavljanje posla za koji se kandidat prijavljuje te da je o takvoj obradi kandidat prethodno jasno obaviješten i nije se usprotivio ili ograničio takvu obradu;
- podatke prikupljene tijekom postupka zapošljavanja trebalo bi izbrisati čim postane jasno da se pojedincu neće ponuditi posao ili da ga on neće prihvatiti;
- poslodavac ne može zahtijevati od potencijalnog zaposlenika da ga prihvati kao "prijatelja" ili da mu na neki drugi način omogući pristup sadržaju svojeg profila;
- zaposlenika se ne bi smjelo zahtijevati da se koriste profilom na društvenom mediju koji je osigurao njihov poslodavac.
