Početkom primjene GDPR mnogi poslodavci našli su se u nedoumici kako postupati s osobnim podacima svojih zaposlenika. Često su se mogle susresti prakse prikupljanja raznih privola kako bi se osobni podaci obrađivali u svrhu zasnivanja i realizacije radnih odnosa što ne samo da nije bilo potrebno i predstavljalo dodatan posao za poslodavca, nego je takva privola bila čak i nezakonita.
Danas je praksa puno više ujednačena, a poslodavci već dobrim dijelom raspolažu potrebnim znanjem i informacijama o primjeni GDPR-a u praksi. Međutim, neovisno o tome, kada su u pitanju radni odnosi, kao vrlo osjetljivom području za svakog pojedinca uvijek se iznova javljaju određena pitanja kako od strane poslodavaca kao voditelja obrade tako i od potencijalnih kandidata kao ispitanika.
Među takvim pitanjima često se nalaze i pitanja vezana za postupanje sa životopisima kandidata koji su se prijavili na natječaj za otvoreno radno mjesto te pitanja koja su vezana za postupanje sa životopisima kandidata koji dostavljaju svoje otvorene zamolbe. Iako smo o tome već pisali i dali praktične smjernice za postupanje koje možete preuzeti OVDJE, sada odgovaramo upravo na neka od takvih pitanja.
Ne. U tom slučaju poslodavac već ima zakonitu osnovu za obradu osobnih podataka u svrhu sklapanja ugovora ili kako bi se poduzele radnje prije sklapanja ugovora (zakonita osnova nalazi se u članku 6. stavak 1 točka b) GDPR)
U pravilu je pri svakoj obradi osobnih podataka potrebno pružiti informacije o obradi koja se vrši. No, isto neće biti nužno onda kada ispitanik već raspolaže takvim informacijama (čl.13. st. 4 GDPR). Primjerice, kad poslodavac objavi natječaj za određeno radno mjesto potencijalni kandidat već je upoznat ili bi trebao biti upoznat s obradom osobnih podataka u svrhu zapošljavanja te neće biti nužno o takvoj obradi posebno informirati .Međutim, ukoliko poslodavac prikupljene podatke kandidata namjerava obrađivati i „u druge svrhe“ od one za koju su izvorno prikupljeni npr. životopise ne izabranih kandidata namjerava i dalje čuvati u svojim bazama u slučaju da se pokaže potreba za novim zapošljavanjem onda je o takvoj obradi potrebno posebno informirati (čl.13. st. 3 GDPR).
Poslodavac smije čuvati životopise kandidata koji nisu izabrani na natječaju kada takvu obradu temelji na valjanoj zakonitoj osnovi. Valjana osnova u pravilu će biti privola ili legitimni interes. O takvoj obradi kandidati trebaju biti unaprijed informirani.
U tom slučaju mora zatražiti pristanak i informirati kandidata o obradi, odrediti rok pohrane, omogućiti povlačenje privole bez negativnih posljedica i ostvarivanje prava ispitanika te voditi evidenciju o privolama.
U tom slučaju potrebno je utvrditi legitimni interes temeljem provedenog testa razmjernosti i o njemu informirati potencijalne kandidate prije same obrade. U pravilu to se može učiniti putem samog natječaja za zapošljavanje (prvi sloj obavijesti) kao i putem web stranice poslodavca (drugi sloj). Kada se obrada temelji na legitimnom interesu potrebno je omogućiti isticanje prigovora potencijalnih kandidata koji takvu obradu mogu ograničiti ili zabraniti. O izjavljenim prigovorima vodi se evidencija.
U tom slučaju potrebno je utvrditi legitimni interes temeljem provedenog testa razmjernosti i o njemu informirati potencijalne kandidate prije same obrade. U pravilu to se može učiniti putem samog natječaja za zapošljavanje (prvi sloj obavijesti) kao i putem web stranice poslodavca (drugi sloj). Kada se obrada temelji na legitimnom interesu potrebno je omogućiti isticanje prigovora potencijalnih kandidata koji takvu obradu mogu ograničiti ili zabraniti. O izjavljenim prigovorima vodi se evidencija.
Kandidat koji se prijavljuje na natječaj upoznat je s činjenicom da će se njegovi osobni podaci obrađivati u svrhu zapošljavanja na određeno radno mjesto. Međutim, nije upoznat da će se njegovi podaci koje dostavlja obrađivati i u neke druge svrhe osim one za koju je podatke i dostavio te je stoga potrebno pružiti informacije o tim drugim svrhama obrade (čl.13. st. 3 GDPR)
Takav rok nije zakonski određen te ga svaka organizacija samostalno utvrđuje na temelju svojih stvarnih potreba. Primjerice, ukoliko tvrtka planira u skorije vrijeme širiti svoje poslovanje, ili se radi se o specifičnim, rijetkim zanimanjima ili pak ima saznanja da će kroz nekoliko mjeseci biti potrebna zamjena za porodiljin dopust ili radi odlaska radnika na usavršavanje ili slično, takav rok biti će primjereno utvrditi nešto duže. Ukoliko tvrtka realno ne očekuje u skorijoj budućnosti moguće povećane potrebe za zapošljavanjem takav rok biti će dovoljno ograničiti na primjerice, rok probnog rada izabranog zaposlenika. Pri tome bitno je napomenuti da je u skladu s načelom pouzdanosti potrebno dokumentirati na temelju kojih kriterija je takav rok čuvanja utvrđen i o roku pohrane informirati potencijalne kandidate.
Upotreba društvenih mreža raširena je među pojedincima te je relativno uobičajeno da javnost može vidjeti profile korisnika ovisno o postavkama koje je odabrao vlasnik računa. Poslodavci stoga mogu vjerovati da je opravdano tijekom postupka zapošljavanja pregledavati profile potencijalnih kandidata na društvenim mrežama. To može biti slučaj i s drugim javno dostupnim informacijama o potencijalnim zaposlenicima. Pregledavanje profila postojećih zaposlenika ili potencijalnih kandidata na društvenim mrežama ne bi se smjelo općenito provoditi. Međutim, isto nije u potpunosti isključeno ali tada za tu obradu mora postojati pravna osnova, kao što je legitimni interes i o tome kandidati moraju biti jasno informirani. Naime, ponekad će biti opravdano da poslodavac temeljem utvrđenog legitimnog interesa prethodno izvrši provjeru potencijalnog kandidata i takvim putem. To će u pravilu biti opravdano kada je zbog prirode posla nužno da se informacije o kandidatu provjeravaju na društvenim mrežama, na primjer kako bi se procijenili posebni rizici povezani s kandidatima za određenu funkciju. U tom slučaju potencijalni kandidat o tome treba biti informiran primjerice, u tekstu oglasa ili putem web stranice poslodavca te mora imati mogućnost isticanja prigovora na takvu obradu.
Sukladno smjernicama Radne skupine za zaštitu podataka iz članka 29, poslodavcima je dopušteno jedino prikupljanje i obrađivanje osobnih podataka koji se odnose na kandidate za zaposlenje u mjeri u kojoj je prikupljanje tih podataka nužno i relevantno za obavljanje posla za koji se kandidat prijavljuje. Prikupljene podatke u načelu bi trebalo izbrisati čim postane jasno da se pojedincu neće ponuditi posao ili da ga on neće prihvatiti.
U tom slučaju ako poslodavac utvrdi određene činjenice koje bi mogle predstavljale uvjet za isključenje iz natječaja ili bi davale prednost drugom kandidatu, društvene mreže ne bi mogle biti valjani izvor prikupljanja i obrade osobnih podataka na kojem bi poslodavac temeljio svoju odluku. U slučaju, da unatoč tome kandidat bude isključen iz natječaja, svaka osoba koja pretrpi povredu osobni podataka ima pravo na prigovor nadzornom tijelu te ukoliko se utvrdi povreda potencijalni kandidat može ostvariti pravo na naknadu štete pred nadležnim sudom.
Kandidat čiji se podaci pohranjuje u bazi životopisa na temelju legitimnog interesa poslodavca, može uvijek zatražiti da se takvi podaci izbrišu iz baze. Također, kandidat može takvu obradu i ograničiti primjerice, da zatraži da se njegovi podaci pohranjuju samo na određeni rok koji on sam odredi te ukoliko u tom roku neće biti potrebe za njegovim zapošljavanjem da se podaci izbrišu iz baze.
Preporuka je da poslodavac ima uspostavljene procedure/politike kojima se, između ostaloga, uređuje i pitanje obrade osobnih podataka putem „otvorenih zamolbi“ i da takve upute ima dostupne npr. putem svoje web stranice kako bi s njima i upoznao potencijalne kandidate. Naime, kada sam kandidat dostavlja svoj životopis u svrhu mogućeg zaposlenja takva obrada je već zakonita jer se poduzimaju radnje na zahtjev samog kandidata (ispitanika) u svrhu zasnivanja radnog odnosa. Također, poslodavac će moći na temelju svog legitimnog interesa i pohranjivati takve zamolbe na određeni rok. Međutim, potrebno je prethodno utvrditi takav legitimni interes, odrediti rok pohrane i o tome informirati moguće kandidate (preporuka – putem politike privatnosti web stranice). U praksi je čest slučaj da će i sami kandidati u takvim zamolbama već unaprijed priložiti svoj pristanak (privolu) na pohranu životopisa na određeni rok. U tom slučaju potrebno je poštovati takvu privolu i voditi računa o navedenim rokovima.
Ne. Obrada osobnih podataka u tom je slučaju već zakonita jer poslodavac treba obraditi određene osobne podatke radi izvršenja sklopljenog ugovora o radu (obrada je zakonita temeljem: članka 6. stavak 1 točka (b GDPR) te kako bi poštovao svoje pravne obaveze kao što je primjerice, Zakon o radu, Pravilnik o sadržaju i načinu vođenja evidencije o radnicima ili Zakon o računovodstvu radu (obrada je zakonita temeljem: članka 6. stavak 1 točka (c GDPR)
Ne. Tijela javne vlasti kojima se otkrivaju osobni podaci u skladu s pravnom obvezom ne smatraju se primateljima osobnih podataka (Uvodna izjava 31 GDPR).
Ukoliko zaposlenik obrađuje osobne podatke voditelja ili izvršitelja onda je potrebno zaposlenika obvezati na povjerljivost obrade a što može biti putem potpisivanja Izjava o povjerljivosti. Međutim, obveza na povjerljivost može biti i sastavni dio ugovora o radu te u tom slučaju neće biti potrebno potpisivati dodatne izjave a što je ujedno i preporuka jer se time smanjuje obim dokumentacije za poslodavca i pojednostavljuje sam proces. Izjave o povjerljivosti biti će preporuka kod postojećih zaposlenika s kojima se ne sklapa novi ugovor o radu unutar kojeg je uključena takva obveza.
GDPR vodič: obrada životopisa potencijalnih kandidata za zapošljavanje: OVDJE
